Boka julfesten i tid: råd till företag inför julen

Boka julfesten så tidigt som möjligt, helst under hösten. December brukar fyllas tidigt, eftersom många företag vill fira under samma veckor inför julen. Det är ett generellt råd, inte ett löfte om vilka datum som finns kvar.

De flesta företag planerar sitt julfirande under september–november. Den som hör av sig tidigt under den perioden har större chans att få välja mellan flera datum och upplägg, i stället för att anpassa sig efter det som återstår. Detsamma gäller om en lokal ska bokas, och kollegor och gäster behöver få in datumet i kalendern i tid.

Att vara ute tidigt betyder inte att allt måste vara klart. Det ger tid för de praktiska frågorna, som annars lätt hamnar sist.

Hur tidigt just ni behöver vara ute beror på några saker: om ni redan har en plats, hur många som bjuds, hur mycket som ska ske på plats och om firandet ska innehålla en aktivitet. Det går vi igenom längre ner.

Ett önskat datum, gärna med ett eller två alternativ, och ett ungefärligt antal gäster räcker för att börja. Mer än så behövs inte i första kontakten.

Resten kan landa efter hand. Meny, serveringsform och detaljer tar vi fram tillsammans. Serveringen väljs efter tillfället: buffé, individuella portioner eller servering vid bordet. Formatet kan vara allt från plockmat och mingelmat till en sittande middag med flera serveringar eller ett julbord. Är ni osäkra på om det ska bli ett julbord eller en hel julfest finns mer om skillnaden i vår genomgång av julbord och julfest.

Så här arbetar vi. Vi tar uppdrag i Stockholm med omnejd och utgår från er vision, gästantal, plats och typ av tillställning. Utifrån det tar vi fram ett förslag med meny och upplägg, och offert lämnas efter förfrågan. Köket har italienska rötter, med antipasti, pasta och risotto, men vi lagar också svenskt, medelhavs, internationellt och fusion. Det italienska kan bli ett alternativ till det klassiska julbordet eller ett komplement till det.

Vet ni redan mer, som plats, ungefärlig budget per person eller vilka som bjuds, är det bra att få med det. Då blir förslaget mer träffsäkert från början. Vill ni se hur hela firandet för kollegorna kan se ut finns det på sidan om julfesten för personalen.

Framförhållningen styrs av hur många beslut som återstår. Några faktorer väger tyngre än andra.

• Platsen. Kontoret eller era egna lokaler går fort att bestämma. En lokal som ska bokas tar längre tid och kan styra vilket datum som blir möjligt. Står ni och väger alternativen finns stöd i valet mellan egen lokal och restaurang.
• Gästantal och vilka som bjuds. Ska kunder eller partners bjudas kan det vara klokt att skicka inbjudan tidigt, eftersom deras kalendrar fylls av annat. Mer om det i artikeln om vem som ska bjudas på julfesten.
• Leverans eller servering på plats. Vi tar uppdrag från ren leverans till full planering och servering på plats. Ju mer som sker på plats, desto mer finns att stämma av. Dukning, disk och städning går vi igenom i offerten.
• Specialkost och allergier. Vegetariska och veganska alternativ och anpassning för allergier erbjuds alltid. Det som tar tid är att samla in uppgifterna från gästerna, så planera in det tidigt, till exempel i anmälan.
• Dryck. Vi har inget alkoholtillstånd, så drycken ordnar ni själva. Bestäm i god tid vem som köper in och tar hand om den.
• En aktivitet. Vill ni laga julmaten tillsammans med vår kock innan ni äter kräver det lite mer planering. Läs mer om julfest där ni lagar maten tillsammans.

Inget av detta behöver vara löst innan ni hör av er. Men ju fler av punkterna som är öppna, desto mer vinner ni på att börja tidigt.

Planerar ni i november eller december är rådet detsamma: hör av er ändå. Det går inte att säga i förväg vad som är möjligt, och det enda sättet att ta reda på det är att fråga.

Några saker brukar göra det lättare när tiden är kort:

• Var öppna för andra datum. En annan veckodag eller en annan vecka i december kan ge fler möjligheter än den dag alla vill ha.
• Välj ett enklare format. Plockmat och mingelmat eller en buffé har färre moment än en sittande middag med flera serveringar.
• Överväg leverans i stället för servering på plats. En leverans har färre delar att samordna än servering på plats.
• Använd en plats ni redan har. Kontoret eller egna lokaler tar bort ett helt beslut.

Fler svar om att planera med kort varsel finns bland våra vanliga frågor. När ni vet ungefär vad ni vill kan ni skicka en förfrågan med datum och antal, så tittar vi på vad som går att göra.